Ablauf einer Buchung

So halten wir es mit der Kundenbetreuung


Da wir keine “08/15-Reisen” verkaufen, läuft eine Reisebuchung über unser Reisebüro etwas anders ab als Sie dies vielleicht von herkömmlichen Reisebüros kennen. Bitte machen Sie sich nachfolgend mit den 13 Schritten unserer Kundenorientierten Vorgehensweise vertraut:

Schritt 1: Kontaktaufnahme Ihrerseits
Sie treten mit uns in Kontakt (am besten via Onlineformular), da Sie Ihre Traumreise vom Spezialisten fair, fundiert und ordentlich betreut wissen wollen. Wir sehen uns als Ihr Partner und nicht als Ihr Gegner. Je offener Sie uns mit Ihren persönlichen Gegebenheiten (Erwartungen, Vorlieben, Vorstellungen, Reisebudget, etc.) gegenübertreten, um so passender können wir Sie beraten.

Schritt 2:
Terminvereinbarung (Für lokale Kunden):

Auf Wunsch vereinbaren wir einen Beratungstermin, bei welchem wir Sie und Ihre Reisewünsche gerne persönlich kennen lernen wollen. Danach wissen wir wer da reisen will und können passende Positionen empfehlen und ein für Sie sinnvolles Routing zusammenstellen. Bitte nehmen Sie sich zur ausführlichen Besprechung einer Komplettreise ca. 1,5 bis 2 Stunden Zeit.

 

Für auswärtige Kunden: Reisebedarf per E-Mail oder Telefon ergründen
Wir übernehmen Ihre eventuell schon mitgesendeten Vorgaben und überprüfen die tatsächliche Machbarkeit Ihrer Reisewünsche. Sollten wir weitere Informationen von Ihnen benötigen, oder wenn wir Verbesserungsvorschläge für sinnvoll halten, melden wir uns ggf. bei Ihnen via E-Mail.

Schritt 3: Routenerstellung
Nachdem fest steht, wo genau die Reise hingehen soll und was Ihrerseits erwartet wird, erstellen wir Ihnen einen ersten, groben Tourverlauf. Dieser Routenvorschlag beschränkt sich auf die Tagesetappen und unseren Hotelvorschlägen mit Verlinkung. Wir übersenden Ihnen diesen Routenvorschlag per E-Mail im pdf-Format.

Schritt 4: Ihr “OK” bzw. Ihre Änderungswünsche
Bitte gehen Sie zeitnah unseren ersten Routenvorschlag durch. Sie können sich an dieser Stelle gerne auf unsere Erfahung verlassen. Zu diesem Zeitpunkt benötigen wir nur ein kurzes Feedback, ob das Reisedatum, der Reiseverlauf und ggf. die Unterkünfte Ihren Vorstellungen entsprechen. Gerne ändern wir den Routenplan an dieser Stelle nach Ihren Wünschen ab.

Schritt 5: Angebotserstellung
Sowie wir Ihr “OK” für den Reiseverlauf haben, fragen wir Ihr Angebot bei unserem Reiseveranstalter an. Sobald wir deren Quotierung vorliegen haben, erhalten Sie ein Komplettangebot inklusive Flüge, Mietwagen und den Unterkünften als E-Mail
im pdf-Format übersendet. Im Angebot ersehen Sie alle wichtigen Informationen wie Flugzeiten und die genauen Leistungsdaten der gewünschten Positionen. Die Details zur Tagesgestaltung erhalten Sie zu einem späteren Zeitpunkt  (siehe hierzu Schritt 12). Sollten wir den Komplettpreis Ihrem Budget neu anpassen müssen, so beraten wir Sie gerne über Möglichkeiten an welchen Stellen dies ggf. machbar wäre und mit welchen Einschränkungen dann ggf. gerechnet werden müsste. Sollte der Komplettpreis Ihren Vorstellungen entsprechen, so raten wir Ihnen den ebenfalls mitgesendeten Buchungsvordruck gewissenhaft auszufüllen und schnellstmöglich an uns zurückzusenden (E-Mail-Scan, Telefax oder Post).

Schritt 6: Buchungseingang
Sobald uns Ihre verbindliche Buchung erreicht hat, bestätigen wir Ihnen dies per E-Mail. Wir machen uns dann umgehend an die Realisierung Ihrer Reisewünsche. Wir bitten zu beachten, dass wir Ihnen eine individuelle Reise zusammengestellt haben. Also nichts “08/15” von der Stange was innerhalb weniger Stunden bestätigt werden könnte. Im Rahmen einer Individualbuchung fragen wir teilweise bis zu 20 Leistungsträger an und sind daher auf deren Arbeitsgeschwindigkeit angewiesen. Dies kann speziell während der Hauptbuchungszeit (Oktober bis März) unter Umständen auch etwas länger (bis zu 7 Tagen) dauern. Seien Sie versichert, dass wir Ihre Buchung ständig im Auge behalten und uns mit Ihnen via E-Mail in Verbindung setzen, sobald etwas besprochen oder geändert werden muss. Wir versuchen immer das Bestmögliche für Sie zu erreichen und scheuen uns bei eventuell negativen Rückmeldungen nicht, alle uns möglichen Vertriebswege zu nutzen um Ihnen die gewünschte Reiseleistung zu ermöglichen.

Schritt 7: Bestätigung
Sobald uns Ihre Reise komplett bestätigt wurde, erhalten Sie von uns eine E-Mail und zeitgleich die schriftliche Reisebestätigung in Form der Rechnungsstellung per Post. Hieraus entnehmen Sie dann u.a auch die jeweiligen Details zur Bezahlung und den gesetztlich vorgeschriebenen Reisepreis-Sicherungsschein. Ferner versogen wir Sie mit ausführlichen Infos bzgl. der eventuell zu besorgenden Dokumente (Reisepass, Führerschein, etc.) und den jeweils aktuell gültigen Einreisebestimmungen Ihres Reiselandes.

 

Schritt 8: Ihre Anzahlung

Ihre Anzahlung setzt sich bei Komplettreisen aus 2 Positionen zusammen. So verlangen die Fluggesellschaften den kompletten Flugpreis i.d.R. sofort. Das Landprogramm ist i.d.R. mit ca. 200,00 Euro pro Person anzuzahlen. Daher setzen wir die Anzahlungsfrist auf 7 Tage ab Rechnungsdatum.


Schritt 9: Versand Infopaket
Im Winter (ca. Anfang Februar) bringen wir ein Infopaket auf den Postweg. Bei einer gebuchten Komplettreise senden wir Ihnen per Hermes Paketdienst einen hochwertigen Reiseführer und diverse weitere Reiseinformationen, sowie nützliche Dinge zur weiteren Reisevorbereitung. Das schürt mit Sicherheit weitere Reisevorfreude!

 

Schritt 10: Ihre Restzahlung

Ihre Restzahlung wird ca. 6 Wochen vor Ihrer Abreise zur Zahlung terminiert. Das genaue Zahlungsziel sehen Sie auf Ihrer Rechnung gelistet. Sie erhalten diesbezüglich keine weitere Rechnungsstellung. Um keine Fristen zu verpassen können Sie gerne schon zum Anzahlungstermin den Gesamtbetrag anweisen.


Schritt 11: Zwischenzeitlich...
stehen wir Ihnen für alle Ihre Fragen zur Verfügung. Wir lassen Sie nicht alleine wenn dringliche Rückfragen auftreten. Und seien Sie versichert, diese werden auch bei Ihnen auftreten! Wir bitten Sie aber um Verständnis, dass aus wirtschaftlichen Gründen keine nochmalige, persönliche Beratung im Reisebüro stattfinden kann.
In der Regel halten wir es so: Kurze E-Mail - Antwort kommt!

 

Schritt 12: Unterlagen Versand

Nach dem Eingang Ihrer Restzahlung können wir bei den Reiseveranstaltern Ihre Reiseunterlagen anfordern. Nach deren Eingang bei uns werden wir die Dokumente ordnen, aufbereiten und auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen. Wir überprüfen auch Ihre Flugzeiten und senden Ihnen aktuelle Ausdrucke mit den finalen Flugzeiten zu. Der Unterlagenversand erfolgt ca. 3 Wochen vor Ihrer Abreise je nach Volumen und Dringlichkeit per Post oder mittels Hermes Paketdienst.

 

Für unser Spezialgebiet (Südwesten USA & Westen Kanadas) erstellen wir Ihnen einen individuellen Tourenplan mit Zeitangeben, sowie hilfreichen Vorschlägen zur Tagesgestaltung. Mit diesen Informationen gehen Sie sicher, dass Sie Ihre wertvollen Urlaubstage optimal ausnutzen können. So können alle unsere Kunden einen erlebnisreichen Urlaub genießen. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir unser über viele Jahrzehnte erarbeitetes Know-How erst zu diesem Zeitpunkt und nur für wirkliche (also gebuchte) Kunden übermittlen können. Leider wurden wir zu oft als kostenlose Informationsquelle ausgenutzt, so dass wir aus Selbstschutzgründen gezwungen wurden so zu handeln. So können wir unseren zahlenden Kunden mehr Beratungszeit schenken. Ein früherer Versand dieser Ausarbeitung ist uns aus Zeitgründen nicht möglich und auf Grund eventuell späteren Änderungen auch nicht sinnvoll.

 

Schritt 13: Bis zu Ihrer Abreise
stehen wir Ihnen für alle Ihre Fragen zur Verfügung. Wir lassen Sie nicht alleine wenn dringliche Rückfragen auftreten. Und seien Sie versichert, diese werden auch bei Ihnen auftreten! Wir bitten Sie aber um Verständnis, dass aus wirtschaftlichen Gründen keine nochmalige, persönliche Beratung im Reisebüro stattfinden kann. In der Regel halten wir es so: Kurze E-Mail - Antwort kommt!

 

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